Über Meetings und Workshops und was du bei deiner Planung beachten solltest
Unnötige oder schlecht geplante Meetings sind teuer. Nach Zahlen des State of Meeting’s Report 2019 der Termin-Plattform Doodle haben überflüssige Meetings die US-Wirtschaft im vergangenen Jahr 399 Milliarden Dollar gekostet. 44 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass schlecht organisierte Termine Schuld daran waren, dass sie mit ihrer Arbeit nicht fertig geworden sind.
Unterschied zwischen Meeting und Workshop
Nun gibt es nicht nur schlecht vorbereitete Meetings, es gibt auch das Missverständnis, was mit dem Termin eigentlich beabsichtigt wird. Wofür brauche ich ein Meeting? Wofür brauche ich einen Workshop?
Die Unterscheidung ist erst einmal recht einfach. Ein Meeting oder der Jour-fixe mit den anderen Abteilungen ist dazu da, Informationen auszutauschen. In Workshops geht es darum, ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu definieren. Weil das oft nicht klar beachtet wird, gerät vieles durcheinander – und hat als Ergebnis, dass der Ruf von Workshops leidet, hat Kate Kaplan, UX-Expertin der Norman Nielsen Group festgestellt.
Die Vor- und Nachteile eines Meetings gegenüber eines Workshops. Illustration: NNgroup.com
Ihre Ausführungen als kurze Checkliste
Was willst du mit dem Termin erreichen?
- Dass alle auf dem neuesten Stand sind und wir unsere Infos austauschen. (Meeting)
- Dass wir endlich die nötigen Entscheidungen treffen, um das Thema auf den Weg zu bringen. (Workshop)
Welche Themen sollen behandelt werden?
- Was auf der Agenda steht. Dazu kann dann ein konzentrierter Austausch stattfinden. (Meeting)
- Nur das Problem, das uns gerade sehr beschäftigt. Am liebsten wäre es mir, all die beteiligten Abteilungen sitzen am Tisch und wir gehen das ganze zügig und mit vereinter Power an. (Workshop)
Sind die Themen klar?
- Die Agenda steht. Das können mal mehr, mal weniger Themen sein. (Meeting)
- Die Problemstellung ist formuliert und alle Beteiligten wissen selbst, wie sie sich darauf vorbereiten. Im Termin selber geben wir dann Vollgas. (Workshop)
Für welchen Kontext ist ein Meeting geeignet?
Immer dann, wenn Informationen ausgetauscht werden sollen. Untereinander oder zwischen einzelnen.
- Das kann zum Kick-off eines Projekts sein, damit sich die Teilnehmer kennenlernen und Ziele, Timeline oder das Verfahren erläutert werden.
- Auch in klassischeren Branchen setzt sich das Stand-up am Morgen stärker durch. Kurzer knackiger Austausch, Besprechung von Schwierigkeiten, Update zum Prozess, in dem sich das Projekt befindet.
- Team-Reflexion, bei der das Team zusammensitzt und über die Zusammenarbeit spricht und Vorschläge einbringt, wie diese verbessert werden kann.
- Unter vier Augen: Der klassische Austausch unter Kollegen oder zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter.
- Präsentation: die Kür! Das Team präsentiert seine (Zwischen-)Ergebnisse und holt sich Feedback ab.
Wann organisiere ich einen Workshop?
Wenn es darum geht, dass etwas Neues entsteht. Dann brauchst du den Input von anderen und du brauchst auch die Gewissheit, dass das was im Workshop entsteht, in die nächste Phase geht. Kollaboratives Arbeiten und Workshop gehen da Hand in Hand. Du hast eine Problemstellung vorgegeben und kümmerst dich in der Folge nur um die Frage, für die die einzelnen Teilnehmer zusammengekommen sind. Da kann es um den Zeitrahmen für ein Projekt gehen oder um die Zielgruppe, die angesprochen werden soll.
Workshops sind deshalb auch kreativere Angelegenheiten als ein Meeting. Im Workshop könnt ihr den Methodenkoffer von Post-its über Design Thinking bis Lego Serious Play voll ausschöpfen – wenn es Sinn macht.
Ohne Plan bleiben Meeting und Workshop planlos
Vorbereitung ist alles. Die Vorbereitung ist bei einem Workshop sicher aufwändiger als beim Meeting. Und dann kommt noch dazu, dass du die Teilnehmer für den Workshop motivierst. Denn wenn sie schon ihre Zeit dafür freischaufeln, sollte ihnen klar sein, was ihr Bereich davon hat oder du musst ihnen darlegen, wie attraktiv ein Projekt ist, das ihnen gerade zusätzlich aufgedrückt wurde.
Für die Workshop Agenda brauchst du ein klares Ziel. Von diesem ausgehend erarbeitest du dir dann das Verfahren rückwärts. Du überlegst dir, wer teilnehmen sollte, welche Fragen zu klären sind und wie du erkennst, dass du dein Ziel erreicht hast. Wie viel Zeit brauchst du? Fallen Kosten an? Wie bereitest du den Workshop nachträglich auf?
Wer tiefer einsteigen möchte, dem empfehle ich den ausführlichen Artikel von Kate Kaplan für die Nielsen-Group.
Dieser Text wurde zuerst auf meinem LinkedIn-Account veröffentlicht.